Office Assistant

LAB40 ist ein dynamisches, innovatives Unternehmen, das moderne Softwarelösungen entwickelt. Unser Team schafft effiziente und nachhaltige digitale Produkte für Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen.

Wir setzen auf technologische Innovation, Kreativität und Zusammenarbeit. Dabei verbinden wir hochwertige Dienstleistungen mit einem Arbeitsumfeld, in dem sich alle weiterentwickeln und ihr Potenzial entfalten können.

Wir suchen eine zuverlässige und gut organisierte Büroassistenz (m/w/d) mit fundierter Verwaltungserfahrung, sicherem Umgang mit Dokumenten und guten Englischkenntnissen.

Deine Aufgaben

• Du übernimmst die tägliche Büroverwaltung und unterstützt das Team.

• Du erstellst, formatierst, prüfst und organisierst Dokumente, Berichte und Korrespondenz.

• Du pflegst genaue Verzeichnisse und eine übersichtliche digitale und papierbasierte Ablage.

• Du aktualisierst Daten im CRM-System und erstellst regelmäßige Berichte. Dabei achtest du auf korrekte und aktuelle Informationen.

• Du unterstützt die Personalleitung bei administrativen Aufgaben, Personalunterlagen, der Koordination von Bewerbungsverfahren und der Organisation des Onboardings.

• Du koordinierst Besprechungen, Termine und organisatorische Abläufe im Büro.

• Du behältst Fristen im Blick, kümmerst dich um fehlende Dokumente und sorgst für die rechtzeitige Erledigung von Aufgaben.

• Du organisierst Rechnungen und zugehörige Belege für die Buchhaltung.

Dein Profil

• Fundierte Erfahrung in der Verwaltung oder Büroassistenz.

• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, einschließlich sicherer Geschäftskorrespondenz.

• Umfassende Erfahrung im Umgang mit Dokumenten und in der sorgfältigen Pflege von Unterlagen.

• Sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Word und Excel.

• Erfahrung mit CRM-Systemen und der Erstellung von Berichten.

• Sehr gute Organisation, Genauigkeit und die Fähigkeit, mehrere Prioritäten zu koordinieren.

• Eigeninitiative, eine praktische Arbeitsweise und Verantwortungsbewusstsein.

• Diskretion im Umgang mit vertraulichen Unternehmens- und Personaldaten.

• Erfahrung in der Unterstützung eines HR-Teams ist von Vorteil.

Das bieten wir

• 22 Tage bezahlten Jahresurlaub.

• Flexible Arbeitszeiten.

• Eine MultiSport-Karte.

• Möglichkeiten zur Weiterbildung und beruflichen Entwicklung.

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Du suchst ein Umfeld, in dem deine Fähigkeiten und Ideen geschätzt werden? Dann werde Teil von LAB40. Sende uns deinen Lebenslauf auf Englisch — wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!